Der Mechanismus zur Benachrichtigung von Informationen über kosmetische Produkte wird durch das Benachrichtigungsverfahren festgelegt, das durch den Erlass des Ministeriums für Gesundheit der Ukraine Nr. 2147 vom 18. Dezember 2023 genehmigt wurde. Dieses Dokument regelt das Verfahren zur Übermittlung von Informationen über kosmetische Mittel sowie die Einrichtung und Funktionsweise des elektronischen Benachrichtigungssystems.

Das Verfahren sieht zwei unterschiedliche Ansätze der Benachrichtigung je nach Produkttyp vor:

• Ein-Komponenten-Produkt – ein einzelnes kosmetisches Mittel, das eigenständig vermarktet wird, auch als Teil eines Sets.
• Mehr-Komponenten-Produkt – besteht aus mehreren Komponenten, die nicht separat verkauft werden.

Bei der Übermittlung der Informationen über das System bestätigt die verantwortliche Person, dass das kosmetische Produkt keine verbotenen Inhaltsstoffe enthält. Allerdings stellt die Benachrichtigung allein noch nicht den automatischen Nachweis der vollständigen Übereinstimmung des Produkts mit den Anforderungen der Technischen Vorschrift dar.

Die verantwortliche Person ist verpflichtet, alle erforderlichen Daten über das kosmetische Mittel in das System einzugeben, bevor dieses in den Verkehr gebracht wird. Zum Zeitpunkt der Markteinführung müssen zudem ein Bild des Etiketts (Grafikdatei) und, falls erforderlich, ein Foto der Verpackung vorgelegt werden.

Das Benachrichtigungssystem (Benachrichtigungsportal) ist eine kostenlose Online-Ressource zur Übermittlung von Informationen über kosmetische Produkte, die im Einklang mit den Bestimmungen der Technischen Vorschrift eingerichtet wurde. Es wird vom Ministerium für Gesundheit der Ukraine administriert.